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石头所在的单位每年年末都会召开新年报告会，向全校师生员工通报学校事业发展情况。过去十几年参会人员都是以教职工代表为主，兼有少量的学生代表。到了2015年，学校领导提出以学生为本的办学新思路，要求新年报告会参会人员应该以学生为主，教职工为辅，这样一来需要通知的参会人员就转了个大弯，惯例失效了，这时就要重新跟领导认真确定参会范围。
除此之外，确定参会人员还可能有其他特殊情况，比如对应到会的缺额人员由谁来补替？需要哪些人员列席？需要哪些部门在会上发言汇报？专题会的所谓的相关部门是哪些？
办公室人员应根据领导的原则指示和要求，经过通盘考虑后提出与会人员名单。一般要考虑这些因素：
一是工作的实际需要，研讨议题涉及的工作具体是哪些单位负责？哪些单位参与？需要哪些单位辅助？
二是惯例，以前有没有开过类似的会？类似的会议请了哪些单位和人员参加？都发挥了什么作用？
三是领导意见，领导有没有说过请某某单位也参加一下？请某某人也来提提建议？请哪些人听听会？
总之，别一听要开会就迫不及待地发通知，注意先提出名单，请领导审定后再发通知。
2．会议通知容易遗漏的几类人群
在办公室工作，下发会议通知时，遗漏相关人员和单位的情况并不鲜见。会议通知漏人，在办公室算得上重大事故。轻则会给有关单位和领导留下粗心大意、办事不力的坏印象；重则贻误重要工作的开展。石头在工作中发现，有几类参会人员特别容易被通知遗漏，在这里提出请大家重点关注。
