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3．为每个上会事项准备一个Memo（备忘录）
为了让与会者更全面地了解需要上会讨论的事项，讨论时有的放矢，办公室同志们都会提前准备会议材料。一般来讲，大家都会把大部分精力放在搜集准备材料的“全”上面，恨不得把事项相关的各种请示、报告、背景材料、专家意见、解决方案都一网打尽，装订在一起。
准备详尽的材料当然没错，这有利于参会者提前研究材料并做好参会准备，同时在会上如果就某一问题产生疑问或争论，也可以及时翻查相关资料。
但材料过多又会导致文字冗长、内容繁杂、主次不分，厚厚一本翻来翻去，使人抓不住要领。而且领导都是公务繁忙、行色匆匆，常常没有时间仔细看材料，甚至有时只能夹了材料就上会场。
这就要求我们在准备详尽的议题背景材料的同时，抽出时间和精力制作一个Memo，即“备忘录”，以便与会人员快速掌握事项的基本情况，了解需要讨论和研究的“争论点”“发力点”在哪里。
Memo篇幅千万不能长，最多一页纸，一般应当有以下内容。
<b>事项来源</b>
事项名称、事项呈报部门。是上级领导提出的，还是下级部门请示的；是群众反映的，还是办公室收集的。
