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2．搭建云库，实现资料共享
对办公室工作来说，如何保存浩繁的文件资料，同时实现资料共享是个大问题。不同活动往往由不同的人员负责，所以活动的相关材料就散布在个人自己的计算机里，今年毕业典礼是甲负责，明年甲调走了，改成乙负责，所有材料又要另起炉灶；文稿也是如此，经常是初稿在甲处，二稿在乙处，终稿在丙处，毫无章法，不知不觉资料就流失掉了。
以往，如果要实现办公室内部资料的共享，只能靠搭建局域网的方式，这种方式一方面只能在办公室内部使用，到了外边就再也看不到资料；另一方面还得设置专门的服务器，技术和成本的门槛都比较高。
云盘出现之后，搭建共享数据库的门槛大降，石头就申请了办公室公用账号，为大家安装了云盘客户端，决心建一个自己的云库。云库主要划分为两个区域，一个是资料共享区，一个是工作共享区。
资料共享区事先建立好分类目录，比如校长讲话、书记讲话、贺信、主持词、重要报告、活动方案、照片、视频、其他等，请大家把自己电脑里的相关材料按规划统一上传到资料共享区，很快就形成了一个包含数万文件的庞大资料库，大家随时可以在电脑、手机上对资料库进行搜索调用，沉睡在硬盘深处的很多文件资源一下子活了过来。
想想以前，在接到写作任务的时候，常常要打N个电话找材料：小李，你那有没有以前的类似稿件？小王，你写过这个主题没有？都发给我！搞得单位里鸡飞狗跳，自己也疲惫不堪，还没动笔，激情已消减大半。云库建成后，只消自己用关键词搜索几下，之前的相关文档就都蹦出来了，很多都可以直接套用。
工作共享区主要是供办公室内部共享手头的工作。比如，石头负责起草某次校长讲话的初稿，以往起草完毕后只能通过邮件发给科长，科长改完后再发给副主任，副主任改完才是终稿，有时候稿子一多，发来发去自己也糊涂了。现在我起草完就会放到云盘的工作共享区，科长直接通过云盘就能查看修改稿件，科长改完在文件名中标注一下，再通知副主任修改，这样一来就不用稿子满天飞，一个文档就进行到底，而且留在工作共享区的都是最终版本的文件，用计算机专业的话来讲，大概就是极大减少了数据冗余。
