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<b>较短的文档附件，内容要在正文重现</b>
以前石头给一些报纸期刊投稿时，常常被要求将附件内容粘贴在正文里，石头只好照做，但始终不明就里。一次别人也给石头发了一封这样把附件内容也粘贴在正文里的邮件，终于体会到妙处。
原来，如果将文档里的正文用纯文本复制粘贴在邮件结尾，对方在使用电脑处理邮件尤其是智能掌上设备的时候，便无须等待下载打开附件，可以直接快速浏览正文。对于不长的文档附件，石头建议你这样做，毕竟下载后浏览还是要浪费别人一些时间。
4．必须要用邮件收发工具
办公室里收发邮件的量通常不小，碰上大活动大材料，需要反复沟通，每天少则十来封，多则上百封邮件也是稀松平常。
石头发现有些办公室同志耐心可嘉，邮件再多，也坚持有条不紊的重复在网页上登录邮箱的步骤，一遍又一遍地输入用户名、密码，不厌其烦地上传附件。
假如有时候需要同时使用好几个邮箱，单位的、处里的、科室的，还要打开网页分别一一登陆。这真是不胜其烦，为什么不用邮件客户端呢？其实，邮件客户端好处很明显：
有及时的来信提醒，别人发来邮件，你第一时间就能得到提示并处理。
不用频繁的登录验证，设置好账号之后，哪怕同时处理几个邮箱的邮件，也只需打开客户端软件处理，不用反复输入密码。
更方便的分类管理，客户端可以更方便的保存附件、分类邮件，提供更强大的检索工具。
可以离线保存文件，有时候单位邮箱容量小，放不了太多邮件，有时候出差在外总不能时刻保持网络畅通，客户端把邮件保存在本地，这时候客户端就派上了用场。
更强的编解码能力，提高对邮件格式的兼容性，不容易出现乱码，格式看着舒服。
此外，不少邮件客户端还提供更丰富的功能，比如自动输入邮件地址，随意拖拽上传附件，自动填写主题，通讯录导入等。
