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正文写的水平如何体现的是个人基本表达能力，石头可能帮不到你，但简明扼要、多用短句总是没错的，毕竟大家都习惯了快阅读、短阅读，句子太长，内容太多，别人可能根本没耐心看完，也容易遗漏文中的重要信息。
<b>原则三：比平常说话更委婉、更恭谦</b>
电子邮件交流时，不像面对面交流那样带有表情、表达感情，也无法像电话交流中能听出语气，更不像书信可以慢慢推敲华丽辞藻。如果你不注意文字语气的话，是很容易显得冰冷、无情，易被误解的。
邮件里的一句话可以用很多语气表达出来，我们应该尽量选择委婉、恭谦的方式。举个例子，若你不同意对方的意见，那么在反对时请多用“我们”而不是“你”，比如“我们觉得这个稿子还可以再进一步修改”相比“你这个稿子还可以再进一步修改”，是不是感觉后一句的手指头都快戳到别人眼睛里了，而前一句则柔和得多呢？
3．请认真对待附件
很多时候办公室同志们写完正文觉得就万事大吉了，附件随便上传一下。但正如前面提到的，有些时候，传送附件才是写这封邮件的主要目的，对待附件也不应随心所欲。
<b>千万不要忘记贴附件</b>
石头自己也发生过好多次这种情况，写着写着见附件，最后发送时忘记贴上附件，很明显，别人看到这样的邮件，眼里一个大号的马大哈就诞生了。
<b>正文里一定要对附件有说明</b>
附件自己不会说话，只能靠正文替它举牌。所以如果有附件，正文一定要用一定篇幅说明附件的内容，如果添加多个附件，更要一一说明附件一是什么，附件二是什么；如果附件是特殊格式的文件，必须说明一下附件用什么工具能打开。
<b>附件一定要有编号和名称</b>
石头有时收到下级单位草拟的领导讲话，邮件附件的名字就简明扼要的两个字——“讲话”。麻烦请换位思考一下，这个叫“讲话”的文档在你电脑上可能是独一无二的，但在石头的电脑上就没有任何意义；如果有多个附件，一定编好号，写清楚每个文档的名称，并对应在正文说明，否则有时六七个附件，收件人怎么分得清东南西北。
