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偏偏日程管理对秘书们来说又是极端重要的一项工作，如果日程安排不好，无论是出现领导搞错时间地点、活动无法正常进行的大纰漏，还是发生忘带会议材料、忘带讲稿这类的小问题，都会对全局工作产生负面影响。今天，石头就和大家聊聊自己在秘书工作中摸索总结出的领导日程“五环管理法”。
由此，与秘书工作相关的文章里，对文稿写作和参谋辅助的研究尤其多，但对于秘书工作的一项基础工作，即如何妥善安排好领导的日程，确保各项活动衔接流畅、万无一失，却关注不多。
<b>第一环基础环——编制好每周日程</b>
秘书工作是一项综合性工作，牵涉众多，既有接待会务，又有调研督查；既有文字档案，又有参谋信息。大多数时候，人们往往或是看重提升文字能力，期望有朝一日练就“大手笔”，或是醉心于当好参谋助手，希望成为领导的“贴心人”。
日程表是领导活动安排的大纲和基本指引，在秘书工作的实践中，有的人习惯用月日程表，有的人习惯用周日程表，还有人更细致，会制作每日日程表。
2．领导日程的五环管理法
石头在实际工作中发现，一般来讲，月工作日程表区间跨度太长。具体到每条活动的内容容量有限，很难反映活动的全面信息，而且一个月里活动增减变化往往很多，月日程常常是“计划赶不上变化”，常常被弃之不用，实用性不强。而每日日程表虽然反映活动信息详细，但编制起来比较烦琐，同时缺乏整体观，协调记录一段时间以内的活动不方便。
看到现在分门别类，清晰明了的领导个人档案，再回忆起刚做秘书工作时那几次尴尬和慌乱，我意识到档案意识的树立使我在做好秘书工作的道路上走得更从容、更稳当。要做好一个秘书，档案意识不容忽视，登记好、整理好、保管好领导的个人档案，不但有助于做好当前的工作，更是建立起了一座信息资源的宝库，往往能在关键时候发挥意想不到的作用。
因此，以一周为周期编制日程最为妥帖实用。一周被双休日自然分割开来，符合实际工作节奏，既能协调好一段时期之内的诸多活动，又能详细地记录活动信息。
另外值得一提的是，我每年年底都会为领导编辑本年度的个人年鉴，把日程安排、新闻报道、发表文章、重要活动的照片都编辑到一起，形成厚厚的一本册子，这样翻查起来就方便很多。
编制每周日程时，最好采用表格形式，也可以使用Outlook等日程软件，应该在日程表里全面地记录每个活动的名称、开始结束时间、地点、领导任务等信息。
记下的事情多了，留存的东西多了，如果不定期整理可能就会出现“东西都在，就是不知道在哪”的情况，为了方便检索，一定要定期进行整理。比如对纸质的材料，我一般是按季度进行装箱封存，同时在箱子上贴上大致的清单；对于电子文档，则会按月份整理归档。
