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至于办公桌的抽屉,你可以稍微放松点标准,毕竟不经常看到。总的原则是把常用的东西放在靠上的抽屉里,不常用的往下层放。石头就习惯把名片、名片夹、电话本等放到第一个抽屉里;也可以用专用的磁铁或塑料隔板把抽屉再隔成不同的区域,这样更有秩序;零碎物品可以先装入透明塑料袋,再放入抽屉,避免散落四处。
于是石头下决心改变这种非理性的执念,克服“万一”心态。
6.把桌子整理好再回家
事实上,这样的“万一”也并非没有发生过,但是当我动了要去找到一张纸的念头的时候,又在堆积如山的文件前退缩了,最终我也没有找到我需要的那张纸。我发现保存纸质文件的习惯,往往并非基于实际需要,而是基于一种有一天,某一份纸质文件必然会被用上的执念。
石头之前说过,对整理来说,思路再清晰,如果没有习惯支撑,也没啥用。在每天下班前,应该抽出几分钟把办公桌收拾干净,并且每天都按照以上的标准进行清理,这样你就可以结束今天的工作,迎来明天一个好的开始了。要长此坚持下去,养成习惯。
“我连一张纸都不会丢!”这是石头以前常常挂在嘴边的一句话,我把保存所有的纸质材料当成是一种美德。是啊,当然得留下,“万一”哪天需要用上了呢。
石头办公桌左侧地面上放着一个塑料废件箱,身后的书柜上则放着一排按主题分类的文件盒。每天下班前,石头都要压抑住归心似箭的心情,把需要保存的纸质文件按主题归档到身后的文件盒里。那些用过的材料,有电子版的打印材料,则毫不怜惜地丢到废件箱里。如此操作,桌面马上就清净了。
后来,石头开始定期整理纸质文档,把它们按月归档,放进箱子封好,很快办公桌虽然清净了,大大小小的纸箱又堆满了办公室的角落。直到有一天石头发现,虽然费尽心思保存了浩繁的纸质材料,却似乎从来没有打开过这些箱子,箱子们不过是暗自在角落里发黄,这才导致我对自己的归档习惯产生了怀疑。
按照以上的建议,认真地整理你的办公桌。第二天再来上班时,你会发现办公室的空气仿佛都更清新了,心情为之一振,工作效率也随之增强。同时,你的桌子也不会再因为堆积如山而令人望而止步了。
几年前,当几乎所有文档都已经电子化的时候,石头还在孜孜不倦地保存纸质文档,以至于自己经常被埋进文件堆里,或是重要的会议通知不知道混进了哪堆纸里再也不出现了。
开工前,先把桌子整理利索吧。
1.改变你的心态和习惯