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所以，尽量不要在一次会议上同时安排几个风马牛不相及的议题；如果确有需要，那也把议程做得精细些，议题的衔接紧凑些，明确哪个阶段需要哪些人员参会，哪些人员可以在哪个时间到会，都提前做好规划，这样既有利于避免“陪会”现象，也有利于减少会场内的参与人员，确保相关部门的共同协商和议题内容的保密。
有些会从早上8点开到中午1点，大家都已经饥肠辘辘，却都跟着了魔一样仍然争论不休，你说这是充分发扬民主的表现，石头却要说这是会议议程失序的混战。
3．为每个上会事项准备一个Memo（备忘录）
2．想按时吃饭就提前排好议程
为了让与会者更全面地了解需要上会讨论的事项，讨论时有的放矢，办公室同志们都会提前准备会议材料。一般来讲，大家都会把大部分精力放在搜集准备材料的“全”上面，恨不得把事项相关的各种请示、报告、背景材料、专家意见、解决方案都一网打尽，装订在一起。
明确、合理、清晰的会议议题是开会的前提，是会议所要协商讨论和决定处理的具体问题。会前务必要明确会议的议题，并及时将议题通知到参会人员，以便保障与会者获得知情权，也便于参加会议和筹备会议的人员做好相应的准备工作。合理而有序的议题是提高会议效率的基础工作，有利于会议目标的实现。
准备详尽的材料当然没错，这有利于参会者提前研究材料并做好参会准备，同时在会上如果就某一问题产生疑问或争论，也可以及时翻查相关资料。
对于行政决策类的会议而言，凡是提交会议讨论的问题，必须是在会议的职权范围以内的，是会议有权做出决定的事情，不能研究和决定本会议职权范围以外的问题。足协开会非要研究北京交通的治理和缓解问题，可不就贻笑大方了。
