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大型会议，要以文件的形式下发会议通知或者在办公系统、网站上挂出通知；一些小型的会议，用电话、短信甚至微信通知有关部门或人员即可。现在有很多技术可以帮助你便捷、快速的通知到具体人。例如短信系统，可以事先建立起本单位各类联系人的分组数据库，组成部门组、直属单位组、附属单位组、主要负责人祖、办公室联络员组、专题工作组等，需要大量发送通知时，直接勾选需要通知的组别即可。再如微信群，可以建立各单位联络员的微信群，一些非正式的会议通过微信群发送通知更省事。
办公室人员应根据领导的原则指示和要求，经过通盘考虑后提出与会人员名单。一般要考虑这些因素：
<b>时间</b>
除此之外，确定参会人员还可能有其他特殊情况，比如对应到会的缺额人员由谁来补替？需要哪些人员列席？需要哪些部门在会上发言汇报？专题会的所谓的相关部门是哪些？
要注意适时发送，既不能过早又不能过迟。如果通知的过早，可能会造成遗忘，大家本来就忙得团团转，谁能记住一个月前通知的会呢？比如今年12月通知明年3月开的会，过完一个欢乐祥和的春节很多单位可能早就不记得去年曾经接到过一个会议通知。也不能通知过晚，特别是对那些离会议地点较远的单位，交通不便的单位，分散的单位，外出执行任务的单位，都要提前发送通知。不要等会议快开完了，某些与会人员才接到通知，或者人家在千里之外，你非要晚上通知明早的会，打一个措手不及，可想而知，即使接到了通知也难以买到车票、机票。
石头所在的单位每年年末都会召开新年报告会，向全校师生员工通报学校事业发展情况。过去十几年参会人员都是以教职工代表为主，兼有少量的学生代表。到了2015年，学校领导提出以学生为本的办学新思路，要求新年报告会参会人员应该以学生为主，教职工为辅，这样一来需要通知的参会人员就转了个大弯，惯例失效了，这时就要重新跟领导认真确定参会范围。
4．“一个都不能少”的关键在确认
尤其是有些会虽然以前有约定俗成的惯例，似乎清晰明了，但有可能这次开会时形势起了变化，或者领导又有了新的想法，如果不把名单拿给领导审定，就会出现纰漏。
过去发会议通知，往往依靠纸质通知、打电话，通知人和被通知人一般有直接联系，比较靠谱。现在信息手段多了，发短信甚至微信用得越来越多。结果种种因通知产生的扯皮和纠纷也出现了。
